文書管理システムとは、企業内に存在する文書やデータを保存・管理し、必要な時に必要な情報が権限に応じて即取り出せる、企業に蓄積された情報資産を安全且つ有効に活用するための仕組みです。

intra-martの文書管理システムは、ワークフロー機能・ポータル機能・全文検索エンジンと密接に連携しており、最新バージョンではドラッグ＆ドロップ機能、ポータルからの文書検索なども可能となり、より使いやすく進化しました。文書のライフサイクル管理など基本機能も充実し、intra-mart基盤上の情報保管庫として威力を発揮します。

また、文書単体の管理のみならず、業務アプリケーションとの連携により業務中に発生する様々なコンテンツの管理も可能となり、 intra-mart基盤上のコンテンツ管理基盤として業務の全体最適化に活用できます。

ワークフローと連携し、QuickBinderにドキュメントの承認結果を格納

intra-martの強力なワークフローと連携し、文書の新規登録、改版、削除の際に、申請～承認処理を実行できます。 改版を行った際も、改版履歴で旧版の承認履歴を管理します。 また、APIやWebサービスで、intra-martワークフローの承認済み情報の格納先としても活用できます。 QuickBinderに承認結果を格納すると、承認済みの過去情報を即座に検索できるなど、情報資産を有効に活用することが可能となります。

充実した各種セキュリティ管理機能

• 権限管理
  「データベース管理権」「階層管理権」「登録権」「更新権」「ダウンロード権」「削除権」などを設定できます。豊富なオプションで、必要に応じてセキュリティを強化できます。
  • PDF化オプション
    登録ファイルを自動でPDF化、更新権のないユーザはPDFのみダウンロード可能で、docやxls等元ファイルのダウンロードは許可しないオプションです。
  • DLP（ダウンロードプロテクション）オプション
    登録ファイルにセキュリティをかけ、更新権のないユーザにはダウンロードファイルの印刷や別名保存を許可しない機能があります。
  • クイックビューアオプション
    イメージデータを専用画面で表示します。印刷制限や保存制限の機能があります。

• アクセスログ
  登録された情報に対しての、更新やダウンロードをアクセスログで確認できます （誰がいつ、どのデータに何をしたかを表示）。また、アクセスログをCSV出力することも可能です。
  

大規模ユーザに対応、大量文書管理システムを実現

• 大規模ユーザに対応
  • intra-martをプラットフォームとすることで、アプリケーションサーバーの構成により、小規模～大規模ユーザに対応できます。
  • 部門単位の導入を行い、稼動後に順次対応部門を増やす場合に、アプリケーションサーバを増設することで柔軟にスケールアップすることが出来ます。
  • 20,000ユーザ以上の大規模導入事例もあります。
  
  
  
• 大量文書の取扱い
  • 文書データベースは、内部的には文書属性情報と文書本体に分けて管理しています。
  • 自動登録：大量ファイルの登録
  • 一括ダウンロード/一括出力：大量ファイルの出力
    など、大量文書の一括処理機能があります。
    このような様々な工夫により、大量文書の取扱いを可能としています。 

QuickBinderは、システム開発基盤であるintra-martの上で作られているので、お客様の業務に柔軟に対応できる高いカスタマイズ性を持っています。
さらに、最新バージョンではAPI、Webサービスを提供し、外部システムとの連携を容易に構築できます。外部からの文書取り出しにはURLリンク機能も備え、intra-martの認証を介す事で、セキュリティを確保しながら文書を取り出す事が可能です。 また、画面設計やメニュー表示だけでなく、基幹系システムとの連携や、多言語対応などにも柔軟に対応可能です。

機密性の高い契約書管理において、セキュリティアップと業務の効率化を実現！

導入前の課題 ●原紙持ち出しによる情報漏洩・紛失の可能性 ●担当者が個人保管している場合が多い ●手元にないので、内容確認したい場合は手間 ●他部門、他拠点での共有が出来ない ●決裁処理に時間がかかり、進捗が把握できない ⇒電子化には手間とセキュリティが不安・・・

QuickBinderで課題を解決！ ●万が一漏洩してもファイルが開けないガード機能で安心 ●自動登録機能で大量の過去契約書をらくらく登録 ●全てブラウザだけで簡単操作 ●保管期限通知機能で、契約満了日を事前通知 ●ワークフロー化で見える化と早期決裁を実現

導入効果

• セキュリティ対策大幅アップ
  （アクセスセキュリティや情報漏洩セキュリティ対策）
• 業務効率アップ
  関連資料も一元管理・検索
• 決裁早期化。見える化
  契約業務の進捗把握、承認履歴

金融機関での通知・通達文書を迅速に周知徹底＆規定文書の改版実施！

導入前の課題 ●最新の通知・通達の入手、伝達が迅速に出来ない ●発行済みの通知・通達文書の検索が大変 ●情報伝達の遅れが販売機会損失に繋がっている ●通知・通達などの改訂に伴う差し替え作業が必要 ●文書を印刷して配布しているのでコストと手間が発生

QuickBinderで課題を解決！ ●配信やポータル通知により文書の管理と通知を一元管理 ●通知・通達文書の未読・既読の把握が可能 ●決裁や親展文書などの高度なワークフロー処理業務を実現 ●規定文書への修正変更後すぐに公開が可能 ●ブラウザのみの直感的な操作画面で、店舗の担当者が用意に操作習得できる

導入効果

• ペーパーレス化、コスト削減
• 管理、改訂を本部で一元管理
• 自動で公開用PDFが作成され、通知設定
  →「作成」「通知（公開）」「管理」が一元管理

CAD図面以外の関連文書や印刷された紙図面も含めた総合的な文書管理を実現！

導入前の課題 ●図面は原則紙ベースでの運用となっている。 －大きな図面のやり取りに時間とコストがかかる －頻繁な改訂に迅速に対応できない ●仕様書など、その他のﾃﾞｰﾀと別管理のため、必要な情報が一元化されておらず、ﾃﾞｰﾀ収集が手間 ●物理的に離れた場所での情報共有が迅速に出来ない

QuickBinderで課題を解決！ ●CADﾃﾞｰﾀだけでなく、様々な関連文書を一元管理 ●直感的な操作で、現場担当者がすぐに検索可能 ●図面のイメージ表示や、関連文書を含む一括印刷（基幹システムとの連携も可能） ●大量の過去図面や関連文書を自動登録・CADデータの承認にワークフローを活用 ●データには柔軟なアクセスセキュリティを設定可能

導入効果

• 図面や関連情報を一元管理し、各担当者が権限に応じた情報をタイムリーに閲覧
• 紙の情報も電子化し、図面などの破損、紛失のリスク軽減
• 図面原本の保管場所も一元管理、検索可能
• 最新図面への差し替えや配布が不要
• 図面の保管や印刷のコスト削減、環境ISOにも貢献