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ITを活用したコミュニケーション改善のポイント

弊社独自の調査で企業の担当者約６割が自社のコミュニケーションに課題を持つことがわかりました。課題の中でも“社内情報資産の活用と共有化”、“情報力による差別化”を特に意識しています。ITを活用したコミュニケーション改善を検討する場合、“誰に何をりようさせるか”、“改善効果をどのように把握するか“、”ユーザーが使いこなせるのか“の３つのポイントが重要になります。

事前にアセスメントを実施することにより、コミュニケーションロスの状況と情報活用力の状況について把握することが可能です。業務プロセスの改善とＩＴ活用を結びつけることで効果的な改善策の検討が可能になります。

企業コミュニケーション改善アセスメントに興味のある方はこちら

コミュニケーションロス改善アセスメントに興味のある方はこちら

組織の目標とITツールの導入を結びつけることが重要！

コミュニケーションツールは、多くの企業で既に導入されています。しかし、残念ながら上手く活用されていないのが実態です。

よくある失敗ケース	解決策
① 使われなくなったTV会議システム TV会議を導入したが、特定の担当者に利用が限定。また、会議室不足によりTV会議システムのある会議室で通常の会議が開催されている。	ワークスタイルにより、導入・使用するツールを分ける。 → 導入前にワークスタイル分析
② 管理部門のデュアルフォン自席でのワークが多い管理部門にデュアルホンを導入。無線LAN環境に依存するため期待された音質が確保できる固定電話と併用、その後、未使用になっている。	ツールの導入目的と組織の目標を結びつけて検討する。 → 業務に適応した活用ポリシーの策定
③ ツール過多で社員が混乱グループウェア、SNS、チャット等々さまざまなコミュニケーションツールが社員に提供され社員がどのツールを利用すればいいのか混乱し結果どれも一部限定利用となる。	継続的な改善を意識する。 → モニタリングと継続改善

個人の生産性と組織の俊敏性に着目したコミュニケーションの改善

１．コミュニケーションロスの削減

1日の平均就業時間は、システム関係者で10.4時間というデータがあります。さらに時間を費やしてコミュニケーションの時間を取るということは難しいため、コミュニケーションを改善するためには、業務効率化（出張・移動時間の短縮、メール待ち時間の短縮、電話取り次ぎの削減等）で時間を有効活用できるようにすることが重要です。